재고 관리 자동화 가이드 (구글 시트, 함수, 조건부서식)

1. 구글 스프레드시트로 재고 관리 시작하기

구글 스프레드시트는 클라우드 기반 도구로, 어디서든 접속 가능하며 무료로 제공됩니다. 특히 재고 관리를 위해 구글 스프레드시트를 활용하면 수동 입력에서 오는 실수를 줄이고, 자동화된 기능을 통해 시간을 절약할 수 있습니다.

재고 관리를 시작하려면 우선 구글 계정을 사용해 스프레드시트를 열고 재고 항목을 정리할 표를 만들어야 합니다. 기본적으로 다음 항목을 포함할 수 있습니다:

- 상품명

- 상품 코드

- 재고 수량

- 입고일/출고일

- 상태 (재고 충분, 부족 등)

이렇게 표를 만든 뒤에는 구글 시트의 강력한 자동화 도구를 활용해 재고 관리 프로세스를 최적화할 수 있습니다. 그중에서도 함수와 조건부서식은 핵심적인 역할을 합니다. 아래에서 각 도구를 활용하는 방법을 자세히 살펴보겠습니다.

2. 함수로 데이터 자동화하기

함수는 스프레드시트에서 데이터를 계산하거나 조건에 맞는 작업을 자동으로 수행할 수 있게 해줍니다. 재고 관리에서 자주 사용하는 함수는 다음과 같습니다:

SUM 함수: 특정 범위 내의 재고 수량을 합산합니다. 예를 들어, =SUM(B2:B10)은 B2부터 B10까지의 값을 모두 더해줍니다. IF 함수: 조건에 따라 다른 결과를 표시합니다. 예를 들어, 특정 상품의 재고가 10개 이하라면 “부족”이라는 메시지를 표시할 수 있습니다. =IF(B2<=10, "부족", "충분") VLOOKUP 함수: 다른 시트에서 데이터를 검색해 가져옵니다. 예를 들어, 상품 코드를 기준으로 해당 상품의 이름과 가격 정보를 자동으로 불러올 수 있습니다. ARRAYFORMULA 함수: 여러 행에 걸쳐 동일한 작업을 적용할 때 유용합니다.

이와 같은 함수를 활용하면 재고 데이터를 효율적으로 계산하고, 필요한 정보를 자동으로 표시할 수 있습니다. 예를 들어, 입고된 상품의 총 수량이나 특정 기간 동안 출고된 상품의 합계를 빠르게 계산할 수 있습니다.

3. 조건부서식으로 데이터 시각화하기

조건부서식은 데이터의 조건에 따라 셀의 색상이나 서식을 자동으로 변경하는 기능입니다. 이를 활용하면 재고 상태를 한눈에 파악할 수 있습니다.

예를 들어, 재고가 부족한 상품을 빨간색으로 표시하거나, 재고가 충분한 경우 녹색으로 표시할 수 있습니다. 설정 방법은 다음과 같습니다:

특정 셀 범위를 선택합니다. 메뉴에서 형식 > 조건부서식을 클릭합니다. 조건을 설정합니다. 예: “셀 값이 10 이하일 때” 빨간색으로 표시. 적용 후, 결과를 확인합니다.

이렇게 설정하면 데이터 입력 시 조건에 따라 셀의 색상이 자동으로 변경됩니다. 이는 여러 상품의 재고 상태를 직관적으로 확인하는 데 매우 유용합니다.